Przejdź do głównej treści na tej stronie

Idż do listy postów

Bądź mądry przed szkodą!

        0

2014-11-28

Czy zdarzało Ci się prosić ludzi o pomoc finansową? Nawet, jeśli nie, to pewnie dokładnie tak się czułeś rozmawiając z klientami i prosząc ich o zapłatę przeterminowanej faktury. Miałeś wrażenie, że stoisz na rogu z kartką i prosisz o wsparcie? Że pukasz do drzwi swoich klientów podzwaniając puszką z monetami? Nie Ty jedyny.

Zastanówmy się, dlaczego domaganie się zapłaty uczciwie zarobionych przez Ciebie pieniędzy może być takie nieprzyjemne.


Jednym z powodów jest to, że świadcząc klientowi usługę, masz nad nim pewną przewagę. To on jest petentem, gdy przychodzi do Ciebie zlecając usługę. Dostarczając mu ją dzielisz się z nim swoim doświadczeniem, spełniasz jego potrzeby, pomagasz mu. To komfortowa sytuacja. Gdy jednak przychodzi do płatności za usługę, role się odwracają. Teraz sam musisz wcielić się w rolę petenta. Że może to być mało przyjemne, wie każdy przedsiębiorca, który znalazł się w takim położeniu. Mało jest chyba równie frustrujących dla przedsiębiorcy sytuacji jak problemy z odzyskaniem pieniędzy za wykonaną usługę.

 

Drugim powodem, dla którego tak trudno domagać się własnych pieniędzy, jest to, że ludzie często robią to w niewłaściwy sposób i w nieodpowiednim momencie.

 

Monitoruj należności na bieżąco

Załóżmy, że ukończyłeś pracę nad projektem. Po tygodniu lub dwóch wysyłasz klientowi fakturę. Mniej więcej 30 dni później, gdy okazuje się, że faktura jest wciąż niezapłacona, zaczynasz się zastanawiać, co robić. Ponieważ jednak jesteś zajęty bieżącą pracą, mija kolejny tydzień lub dwa nim wreszcie decydujesz się podjąć pierwsze kroki. Upłynęło więc około 50-60 dni od ukończenia projektu, a Ty dopiero teraz wykonujesz pierwszy telefon do klienta w sprawie przeterminowanej płatności. Umówmy się. Nie jest to rozwiązanie idealne.

 

Co trzeba zrobić, by do takiej sytuacji nie dopuścić? To proste. Wprowadzić system bieżącego monitorowania należności. Jak się do tego zabrać? Przede wszystkim trzeba zdecydować, kto będzie się tym zajmował. Ty i ludzie z Twojej firmy czy może zatrudniony w tym celu zewnętrzny specjalista.

 

Jeśli zdecydujesz się na realizację monitoringu należności we własnym zakresie, upewnij się, że do tego celu wybrana została właściwa osoba. Chodzi tu nie tylko o zdolności interpersonalne konieczne do bezpośrednich kontaktów z klientem. Ważne jest również by osoba ta była w stanie realizować ustaloną wcześniej procedurę: na bieżąco sprawdzać, które faktury wciąż pozostają niezapłacone, szczególnie uważnie monitorować płatności "problematycznych" klientów i w miarę potrzeby natychmiast podejmować odpowiednie kroki.

 

Jeśli uznasz, że lepszym wyjściem jest powierzenie tych obowiązków zewnętrznej firmie, zanim rozpoczniesz współpracę zastanów się, jakie konkretne cele chcesz dzięki temu osiągnąć i dopasuj do tego warunki umowy.

 

Rozwiązaniem pośrednim może być zastosowanie jednego z pojawiających się ostatnio na rynku programów automatyzujących monitoring należności. Znacznie ułatwiają one prowadzenie monitoringu należności we własnym zakresie, narzucając ścisłe przestrzeganie ustalonej procedury i redukując czas potrzebny na jej realizację.

 

Opracuj harmonogram monitoringu i trzymaj się go

Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, najważniejszą rzeczą jest opracowanie możliwie dokładnego harmonogramu monitoringu należności, którego będziesz się w przyszłości trzymał. Powinien on zawierać listę wszelkich działań podejmowanych w stosunku do klienta od momentu wystawienia faktury aż do otrzymania płatności – dokładnie przewidywać, w jakich sytuacjach kontaktować się z klientem, kiedy wysyłać przypominające o płatności monity, kiedy ostateczne wezwanie do zapłaty, itd. Harmonogram ten musi być szczegółowo, krok po kroku realizowany.

 

Relacje z klientem wymagają fachowości i zaangażowania na każdym etapie współpracy. Od nawiązania kontaktu, przez realizację zlecenia, aż po wystawienie faktury i otrzymanie płatności. Dobrze opracowany i wdrożony harmonogram monitorowania należności znacznie ułatwia profesjonalne podejście do klienta na tych końcowych etapach. Związana z nim standaryzacja procedur stwarza szanse, że nie tylko wywrzesz na kliencie dobre wrażenie, ale i pozbędziesz się niemiłego uczucia przypominając mu o niezapłaconej fakturze. A to będzie już coś.

Powrót



Powiązane artykuły


Nowy komentarz


Komentarze

Brak komentarzy