Przejdź do głównej treści na tej stronie

Idż do listy postów

Czy można nauczyć klientów regularnego opłacania faktur?

        0

2014-11-14

Czy wyobrażałeś sobie, jak pięknie byłoby, gdyby u wszystkich Twoich kontrahentów udało się wyrobić nawyk regularnego opłacania faktur? Nawet jeśli nie jest to możliwe w każdym pojedynczym przypadku, zawsze warto próbować. Jak się do tego zabrać? Zastanówmy się.


Teoria

Na początek trochę teorii. Jest faktem bezdyskusyjnym, że człowiek jest istotą, której działaniem w ogromnym stopniu kieruje przyzwyczajenie. Dla wygody, z lenistwa, lecz także z powodu świadomego, racjonalnego wyboru powtarzamy pewne czynności. Stosujemy te same sprawdzone rozwiązania dla pojawiających się problemów. Co więcej, ta powtarzalność bardzo się nam podoba. Lubimy chodzić do tych samych restauracji, robić zakupy w jednym sklepie czy jeździć na urlop w to samo miejsce.

 

Czy nam się to podoba, czy nie, w wielu sytuacjach o tym, co i w jaki sposób robimy decyduje nawyk - przyzwyczajenie. W interesie każdego przedsiębiorcy chcącego uporać się z problemami płatniczymi i przyśpieszyć obrót gotówki jest więc wytworzyć u swoich kontrahentów odpowiednie nawyki.


Zacznijmy od siebie

Zanim jednak spróbujemy podpowiedzieć jak można to zrobić, zastanówmy się czy przypadkiem sami nie wyrobiliśmy sobie pewnych złych nawyków. Może to wydawać się dość zaskakujące, ale okazuje się, że duża część przedsiębiorców narzekających na opóźnienia płatnicze po prostu nie wysyła faktur w terminie. Zdarza się, że termin płatności upływa, zanim jeszcze faktura w ogóle dotrze do klienta. Jak to często bywa, zacząć należy więc od samego siebie. Gdy jesteśmy już pewni, że sami postępujemy właściwie, możemy rozpocząć wpajanie dobrych nawyków naszym klientom.

 

Najlepiej zacząć od kontaktu z klientem, zanim jeszcze upłynie termin płatności faktury. Właśnie tak. Jeszcze przed datą płatności. Najczęstszą przyczyną opóźnień płatniczych jest bowiem banalny fakt, że faktura po prostu nie dociera do klienta. Trafia do niewłaściwej osoby, ląduje w koszu jako spam, ginie w stercie dokumentów na biurku. Krótki kontakt z kontrahentem, pozwala w takich sytuacjach wyjaśnić sprawę, zanim jeszcze stanie się ona problemem.

 

Kolejnym krokiem, o którym nie można zapomnieć jest natychmiastowy kontakt z klientem, gdy tylko okaże się, ze faktura nie została zapłacona w terminie. Klient musi wiedzieć, że spóźnił się z płatnością. Musi wiedzieć, że oczekujesz płatności i jest ona dla Ciebie ważna. I powinien się o tym dowiedzieć za każdym razem, gdy tylko spóźni się z nią dzień czy dwa. Jeśli tego nie zrobisz, nauczysz klienta, że jedno czy dwutygodniowe opóźnienie nie jest właściwie problemem i nie będzie miało żadnych konsekwencji. Dasz mu sygnał, że i Tobie nie zależy na terminowej zapłacie. Jeśli raz, drugi, trzeci nie zareagujesz na czas, nie będziesz otrzymywał na czas płatności.

 

Skuteczny monitoring należności

Jeśli interesujesz się niezapłaconymi fakturami i od razu reagujesz na pojawiające się problemy to świetnie. Pamiętaj jednak, że najważniejsza jest tutaj regularność i konsekwencja. Mówimy przecież o wyrobieniu dobrych nawyków. Badania pokazują, że monitoring należności realizowany nieregularnie i z doskoku nie jest nawet w połowie tak skuteczny jak mógłby być, gdyby był prowadzony konsekwentnie, według opracowanego wcześniej planu. Jeśli klient wie, że może spodziewać się telefonu od Ciebie w każdy poniedziałek, aż do czasu gdy faktura zostanie opłacona, prawdopodobnie zrozumie, że naprawdę zależy Ci na otrzymaniu płatności.

 

W jaki sposób opracować plan monitorowania należności? Dużo zależy od wizerunku Twojej firmy, specyfiki branży, w której działasz, wartości faktury i mnóstwa innych czynników zewnętrznych. Biorąc je wszystkie pod uwagę musisz ustalić plan i częstotliwość kierowanych do dłużników monitów. Pamiętaj. Nie chodzi o to, by było ich dużo, lecz o to, by były regularne. Klient musi spodziewać się jego otrzymania.

 

I na koniec jeszcze jedna ważna rzecz. Równie istotna jak poprzednie. Do kontaktów z klientem używaj możliwie wielu kanałów komunikacyjnych. Na pewno posiadasz numer telefonu klienta, jego adres pocztowy i mailowy. Spraw, by w ramach monitoringu należności wszystkie te dane były wykorzystywane. Gdy będziesz używał jedynie telefonu czy maila, Twoje monity mogą stać się irytujące, a co gorsza klient szybko się do nich przyzwyczai i po prostu przestanie zwracać na nie uwagę. Korzystanie z wielu kanałów komunikacyjnych zwiększa szansę, że ze swoją wiadomością dotrzesz do klienta. Że zwróci on na nią uwagę.

 

Dobrą metodą, uważaną przez wielu za bardzo efektywną, jest korzystanie z kilku kanałów równocześnie. Wyślij klientowi pisemne przypomnienie o zaległej płatności, po jakimś czasie mailem podeślij mu kopię faktury, a za kilka dni zadzwoń.

 

Nauczenie klientów odpowiednich nawyków nie jest proste. Wymaga cierpliwości i konsekwencji. Jeśli jednak się powiedzie, chociażby w przypadku niektórych, korzyści są oczywiste. Zmniejszenie ryzyka zatorów płatniczych i przyśpieszenie obrotu gotówki. A co z klientami, którzy nie chcą bądź nie potrafią nabrać dobrych nawyków? No cóż. Ci przynajmniej zawsze będą wiedzieli, że pamiętasz o niezapłaconej fakturze, jest ona dla Ciebie istotna i że wkrótce mogą spodziewać się Twojego telefonu. Więc może jednak lepiej zapłacić.

Powrót



Powiązane artykuły


Nowy komentarz


Komentarze

Brak komentarzy