Przejdź do głównej treści na tej stronie

Idż do listy postów

Dlaczego klienci nie płacą?

        0

2014-11-07

Jak każdy przedsiębiorca, zapewne wielokrotnie wpatrywałeś się w comiesięczne raporty niezapłaconych faktur, rozważając, które z nich, mimo że mocno przeterminowane, mają jeszcze szanse zostać opłacone. Czy jednak zastanawiałeś się, jakie są główne przyczyny, że klienci nie płacą? Znając odpowiedź na to pytanie, można próbować podjąć kroki, by niezapłaconych faktur było w firmie jak najmniej. Przyjrzyjmy się dziś temu tematowi nieco bliżej.


Problemy z komunikacją

Wydaje się, że najczęstszym powodem wstrzymywania płatności faktur są problemy dotyczące przepływu informacji miedzy partnerami biznesowymi. Mówiąc wprost, często zdarza się, że kwota na fakturze jest wyższa niż klient się spodziewał. Niespodzianka to świetny pomysł na przyjęcie urodzinowe czy bożonarodzeniowy prezent, ale otrzymując fakturę, klient raczej nie chce być zaskakiwany.

By uniknąć tego typu nieporozumień, konieczne jest utrzymywanie z klientem "gorącej linii" przez cały okres realizacji projektu czy usługi, a w szczególności, gdy pojawiają się jakiekolwiek problemy. Pamiętaj by przy każdej zmianie czy korekcie początkowego zlecenia prosić klienta o zatwierdzenie zmieniającego się kosztorysu. Łatwo o tym zapomnieć, zwłaszcza, gdy projekt realizowany jest "na wczoraj". Ale naprawdę, proszenie klienta o akceptację każdorazowej zmiany kosztorysu i ewentualne wstrzymywanie dodatkowych prac przy braku takiej akceptacji, jest często jedynym sposobem by uniknąć przykrych niespodzianek, gdy przyjdzie do płacenia faktury.

Inną, równie ważną przyczyną opóźnień w płatnościach jest banalny fakt, że faktura po prostu nie dociera na czas do klienta. Faktury coraz częściej wysyłane są drogą elektronicznej i bywa, że padają ofiarą filtrów antyspamowych. Zresztą również przy tradycyjnych listach, może się zdarzyć, że zostanie on źle zaadresowany lub klient w międzyczasie zmieni adres.

Pomocną praktyką może być tutaj prośba o potwierdzenie otrzymania faktury przez Twojego klienta czy upoważnioną osobę z jego biura. Jeśli z różnych powodów nie jest to możliwe lub właściwe dla branży, w której działasz, innym rozwiązaniem może być kontakt z klientem mniej więcej na tydzień przed terminem płatności i upewnienie się, że nic nie stoi na przeszkodzie by faktura została terminowo opłacona.


Nie, bo nie!

Niestety bywają też przypadki, że klient po prostu nie może lub nie chce zapłacić.

Uważne sprawdzenie klienta przed podpisaniem kontraktu może pomóc wyeliminować niesolidnych partnerów. Jeśli wartość zawieranego kontraktu jest znacząca, warto pomyśleć o wynajęciu wyspecjalizowanej firmy. Na rynku działa wiele wywiadowni gospodarczych, które podejmą się tego zadania i przygotują odpowiedni raport. Jeśli nie chcesz korzystać z ich usług, a brak Ci czasu czy doświadczenia by samemu dokładnie „prześwietlić” klienta, zanim podpiszesz kontrakt, dobrze jest poprosić go o referencje od kilku firm współpracujących z nim do tej pory lub o wgląd w jego wyciąg bankowy.

W niektórych przypadkach najlepszym sposobem zabezpieczenia się przed nieuczciwym klientem jest żądanie częściowej lub nawet całkowitej przedpłaty za wykonaną usługę. Jeżeli masz powody by decydować się na takie rozwiązanie bądź ostrożny. Czekaj, aż ustalona kwota znajdzie się na Twoim rachunku.


Co z zapominalskimi?

Równie dobrze może się zdarzyć, że Twój klient po prostu zapomni o opłaceniu faktury. Drobni przedsiębiorcy to często mający mnóstwo spraw na głowie 40-50 latkowie: dorastające dzieci, starzejący się rodzice, a do tego wszystkiego jeszcze zarządzanie własnym biznesem. Niewiele potrzeba by kwestia opłacenia Twojej faktury wyleciała im z głowy. Krótkie, realizowane w ramach monitoringu należności przypomnienie o zbliżającej się płatności może się tu okazać całkowicie wystarczające.


Gdy klient nie jest zadowolony

Świadcząc usługę czy realizując kontrakt, starasz się, by każdy klient, z którym współpracujesz był zadowolony. Co zrobić, gdy jednak nie jest? Różnica zdań, co do sposobu czy jakości wykonanej usługi, jak łatwo się domyślić, również często bywa przyczyną wstrzymywania płatności, powodując przy tym zaistnienie mało komfortowej zarówno dla Ciebie jak i Twojego klienta sytuacji.

Większość z nas nie lubi sytuacji konfliktowych i woli odwlekać działania mogące prowadzić do otwartej konfrontacji. Jeśli masz więc powody podejrzewać, że płatność jest opóźniona z powodu niezadowolenia klienta, dobrze jest samemu uczynić pierwszy pojednawczy krok. Poprosić klienta o podzielenie się krytycznymi uwagami i postarać się wysłuchać ich tak obiektywnie jak tylko jest to możliwe. To ułatwi rozpoczęcie dialogu niezbędnego by osiągnąć kompromis i ostateczne porozumienie.

A przede wszystkim staraj się w ogóle nie dopuścić do tego typu sytuacji. Realizując projekt wprowadź zasadę, by, jeśli tylko jest to możliwe, prezentować klientowi poszczególne, gotowe już etapy projektu. W ten sposób upewnisz się, ze zostały one zrealizowane we właściwy sposób, a klient nie zgłasza żadnych zastrzeżeń.


Czy to się uda?

Całkowite wyeliminowanie opóźnień płatności nie jest pewnie możliwe. Jeśli jednak uda Ci się zidentyfikować kilka słabych punktów w procesie realizacji projektu i jego fakturowania i spróbujesz je następnie wyeliminować, być może na kolejnym zestawieniu, lista niezapłaconych terminowo faktur nie będzie już tak długa.


Powrót



Powiązane artykuły


Nowy komentarz


Komentarze

Brak komentarzy