Przejdź do głównej treści na tej stronie

Idż do listy postów

Jak przeciwdziałać błędom popełnionym przy fakturowaniu?

        0

Spróbujmy omówić dziś kolejną zasadę dotyczącą monitoringu należności, która zastosowana w odpowiedni sposób może znacząco przyspieszyć płatność Twojej faktury.

Załóżmy, że termin płatności wystawionej przez Ciebie faktury minął już miesiąc temu, a pieniądze wciąż jeszcze nie wpłynęły na konto. Jeśli warunki płatności faktury przewidywały standardowy 30-dniowy kredyt kupiecki, oznacza to, że prawdopodobnie minęło już ponad 60 dni od czasu, gdy wykonałeś usługę i wysłałeś fakturę klientowi.

Gdy w końcu udaje Ci się dodzwonić do klienta, co może zająć dodatkowy tydzień lub dwa, dowiadujesz się, że faktura została błędnie wystawiona lub wcale do niego nie dotarła. Taka sytuacja potrafi wyprowadzić z równowagi nawet najbardziej cierpliwego przedsiębiorcę.

Rzeczą ludzką jest popełniać błędy

Przyczyny bywają różne. Być może wpisałeś błędny numer NIP lub pomyliłeś się w nazwie klienta. Albo faktura wysłana została na niewłaściwy adres. Problemem może być również niewłaściwie opisana pozycja na fakturze. Niezależnie od tego czy błąd był poważny, czy nie, zazwyczaj znajdujesz się znów w punkcie wyjścia. Potrzebne jest ponowne wystawienie faktury lub przygotowanie korekty. A to oznacza, że w najlepszym razie, otrzymasz płatność po 60-90 dni od wykonania usługi, czyli okresie 2-3 razy dłuższym niż się tego spodziewałeś.

Co więc można zrobić, by uniknąć takich sytuacji? Odpowiedź jest prosta. Sprawę może załatwić krótka rozmowa telefoniczna z prośbą o potwierdzenie otrzymania faktury. Po prostu. Zadzwoń do klienta jeszcze przed upływem terminu płatności faktury!

Początkowo może się to wydawać dość dziwne. Jak to? Dzwonić do klienta jeszcze przed terminem płatności? Ale pamiętaj. Rozmowa taka nie jest wezwaniem do zapłaty ani monitem przypominającym o płatności. W żadnym wypadku nie należy więc traktować jej jako formy nacisku na klienta. Jest ona raczej przejawem dbałości o prawidłowe wykonanie usługi. Spróbuj spojrzeć na to z tej strony. Świadcząc klientowi usługę, musisz być pewien, że robisz to w sposób z nim uzgodniony i przez niego zaakceptowany. Końcowym etapem wykonania każdej usługi, jest przecież zawsze właśnie wystawienie faktury. Ona również powinna więc zostać przygotowana w zaakceptowany przez klienta sposób. A co jest najlepszym sposobem, by się o tym przekonać? Oczywiście. Krótki telefon do klienta!

Jak rozmawiać?

Pomyślmy teraz, jak zabrać się do tego typu rozmów i czy faktycznie mogą one pomóc w przyspieszeniu otrzymania płatności.

Podstawowym celem takiej rozmowy jest upewnienie się czy wszystkie dane na fakturze są poprawne, a jej treść jest w pełni akceptowalna przez klienta. Wykonując taki telefon osiągasz jednak równocześnie coś jeszcze: dowiadujesz się o ewentualnych problemach, których efektem może być opóźnienie płatności, przypominasz klientowi o swojej fakturze i równocześnie dajesz mu znać, że jej zapłata jest dla Ciebie istotna. No i przede wszystkim upewniasz się, że Twoja faktura w ogóle do niego dotarła, co jest jednym z najczęstszych przyczyn opóźnień płatności.

Proponujemy przeprowadzanie tego typu rozmowy 7 dni po wysłaniu faktury. To wystarczająco dużo czasu, by klient miał okazję zweryfikować jej poprawność. Gdyby zaś okazało się, że faktura wymaga korekty, ciągle jest jeszcze sporo czasu by ją poprawić.

Oto pytania, które możesz zadać klientowi podczas tego typu rozmowy:

  • Czy miał już okazję rzucić okiem na przesłaną mu fakturę?
  • Czy pozycje na fakturze zostały właściwie opisane?
  • Czy nie ma on zastrzeżeń, co do kwoty faktury?
  • Czy nie dostrzegł on na fakturze innych błędów?

Podczas rozmowy być może trzeba będzie również odpowiedzieć na ewentualne pytania klienta.

Jeśli faktura rzeczywiście zawiera jakiś błąd i uda Ci się go wcześnie wychwycić, możesz sobie pogratulować: klient będzie pod wrażeniem, a Ty znacznie zwiększysz prawdopodobieństwo otrzymania płatności w terminie.

Pamiętaj. Tego typu rozmowa jest jedną z bardziej skutecznych metod stosowanych podczas monitorowania należności. Daje ona ogromną szansę by przyśpieszyć płatność i uniknąć niepotrzebnych problemów. Zrób wszystko by dobrze wykorzystać tę szansę!

Powrót



Powiązane artykuły


Nowy komentarz


Komentarze

Brak komentarzy